La pandemia COVID 19 ha generado la parálisis general de muchas actividades asociativas y culturales, siendo un problema severo la celebración de las Asambleas Generales anuales, ya que con el Estado de Alarma las reuniones están con aforos limitados a muy pocas personas. La normativa deja una manera de hacerlo... pero ¿es seguro?
En efecto, estamos recibiendo numerosas consultas de miembros de asociaciones de diferente tipo y condición que nos están solicitando la posibilidad de hacer su Asamblea General pese a las condiciones extremas de movilidad y reunión a las cuales estamos sometidos por motivo de la pandemia COVID 19.
La LORDA, en su artículo 21 contempla como un derecho de todo socio a participar en las actividades de la asociación y en sus órganos de gobierno, representación, y por supuesto a ejercer el voto y asistir a la Asamblea General.
Dicho lo anterior, y dada la imposibilidad de asambleas generales realizadas de forma presencial se abre la posibilidad de la realización de la realización por vía telemática.
La práctica diaria nos dice que lo más habitual es que los Estatutos de las asociaciones no contemplen la posibilidad de asambleas telemáticas, especialmente las que tienen ya unos años de actividad, en este caso, si los Estatutos no mencionan la posibilidad ¿Qué y cómo se puede solventar el problema?
La norma manifiesta una forma aparentemente cómoda: las juntas se podrán hacer por video conferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que se apliquen unos requisitos técnicos y el Secretario valide la identificación. El tiempo establecido será hasta el 31 de diciembre (RDL 21/2020, de 9 de junio).
Es evidente que en materia de protección de datos personales se abren grandes incógnitas ya que se trata de tratamientos de datos personales mediante entornos tecnológicos que en la mayoría de las asociaciones son precarios por decirlo suavemente, sin tener presente ni la privacidad desde el diseño ni por defecto, ni haber realizado la correspondiente evaluación del riesgo ni el plan de evaluación de impacto en su caso.
Todo lo anterior hace que en caso de celebrarse la mencionada asamblea habría que añadir ineludiblemente un estudio pormenorizado de amenazas, riesgos legales y tecnológicos en materia de protección de datos en cumplimiento del art. 25 del RGPD, creando protocolos de actuación, dotarse del equipo humano y tecnológico adecuado y de la documentación necesaria para cubrir todas las necesidades que el análisis de riesgos indique.
Por tanto, nuestra recomendación es que de forma previa a la realización de este tipo de Asambleas telemáticas se realice la correspondiente consulta al Delegado de Protección de Datos.
Les invitamos a seguir que descargue en nuestra web el próximo webinar donde nuestros especialistas comentaran las incidencias y posibles soluciones al presente problema.
Un cordial saludo.